Инвентаризация – проверка наличия и состояния товарно-материальных ценностей на определенную дату. Это метод мониторинга деятельности компании, проверка состояния учетной системы, контроль работы материально-ответственных лиц.
Регулярное проведение инвентаризации является действенным методом предупреждения возможной недостачи и хищения ТМЦ. Четкая организация работы склада является одним из наиболее важных условий корректного учета материалов и обеспечения их сохранности.
Материально-ответственным лицом, ответственным за приемку, отпуск и списание материалов на складе, за оформление этих операций, является заведующий складом. Так же заведующий складом отвечает за сохранность ТМЦ на складе.
График инвентаризации материалов на складе составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением графика. Контроль качества проведения инвентаризации, как правило, осуществляет директор.
При проведении инвентаризации в состав комиссии должны быть включены материально-ответственные лица, ответственные за сохранность проверяемого имущества.
Результаты проведенной инвентаризации вносятся в инвентаризационные описи.
Несогласованные корректировки значений в описях, завышение количества ТМЦ, несоответствие информации о количестве тары фактическому количеству ТМЦ - несколько основных нарушений, допускаемых при инвентаризации. Такие нарушения могут свидетельствовать о хищениях ТМЦ.
Все операции, которые содержат признаки махинаций, необходимо подвергнуть тщательной проверке.
После проверки результатов инвентаризации проводится анализ причин возникновения расхождений учетных остатков с данными о фактическом наличии ТМЦ. По результатам анализа составляется план мероприятий по урегулированию расхождений и корректировке механизма внутреннего контроля. Данный план передается на рассмотрение руководителю предприятия.
