Инвентаризация имущества

Дополнительными задачами проведения инвентаризации имущества организации можно назвать:
1. Проверку качества ТМЦ, соответствия его установленным в компании нормам, выявление брака и просроченного товара.
2. Выявление излишков, недостачи, пересортицы и анализ причин их возникновения.
3. Проверку соблюдения порядка ведения первичной и учетной документации, полноты отражения и достоверности бухгалтерского учета.
4. Отслеживание перемещения имущества на каждом этапе.
5. Профилактику махинаций и злоупотреблений МОЛ.
6. Объективную оценку условий хранения и использования ТМЦ на складах и складского хозяйства в целом.

В зависимости от сферы деятельности организации, цели проведения инвентаризации могут отличаться от перечисленных выше и также решать дополнительные задачи.

В каких случаях необходимо проводить инвентаризацию

Обязательство регулярного проведения инвентаризации собственного и арендованного имущества утверждено законодательными актами и методическими указаниями, в соответствии с которыми инвентаризация имущества организации проводится при возникновении следующих обстоятельств:

• необходимость продажи собственности или сдачи имущества в аренду;
• реорганизация, ликвидация, изменение формы собственности предприятия;
• смена материально-ответственного лица или более 50% группы МОЛ;
• установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• обстоятельства непреодолимой силы, которые привели к потере или порче значительной части имущества;
• ежегодно при оформлении годового бухгалтерского отчета для контролирующих служб.

Помимо установленных законом обстоятельств, инвентаризация также проводится в соответствии с требованиями внутренней документации компании. В локальной документации необходимо зафиксировать периодичность и время проведения процедуры, определить перечень инвентаризируемого имущества, порядок назначения главы и членов инвентаризационной комиссии, условия принятия решения о проведении инвентаризации имущества организации внепланово.

Какие виды имущества подлежат инвентаризации

В зависимости от того, какие именно активы подлежат пересчету, инвентаризацию подразделяют на сплошную и частичную (выборочную).
1. При сплошной проводится проверка всего собственного и арендованного имущества компании, неучтенных активов, обязательств. Чаще всего проводится в конце года перед составлением годовой отчетности. Сплошная инвентаризация относится к плановым мероприятиям и требует существенных затрат финансовых и трудовых ресурсов, времени, отличается сложностью организации и реализации.
2. Выборочная подразумевает пересчет определенной группы материальных ценностей и сопоставление результатов с данными бухгалтерского учета. Основными причинами проведения являются выявленные факты хищения, порчи имущества и смена материально-ответственных лиц.

Порядок проведения инвентаризации имущества на предприятии по шагам

Этапы проведения инвентаризации имущества организации определяются требованиями нормативных документов. Можно выделить 4 основных:
1. Формирование счетной инвентаризационной комиссии.
2. Подготовка и сбор документации.
3. Фактический пересчет и проверка активов компании.
4. Сверка, анализ полученных результатов, оформление ведомостей.

Рассмотрим каждый шаг подробно.

Инвентаризационная комиссия

Прежде всего необходимо подготовить приказ, в котором установить сроки проведения процедуры и определить перечень материальных ценностей, подлежащих проверке, сотрудников, которые будут участвовать. В соответствии с установленными требованиями, состав группы, которая несет ответственность за пересчет имущества на объекте, всегда однороден и имеет следующую структуру:
1. Председатель комиссии – представитель руководства компании.
2. Представитель бухгалтерии — главный бухгалтер или его заместитель.
3. Начальники отделов, имущество которых подлежит инвентаризации.
4. Сотрудники структурных подразделений, обладающие необходимыми знаниями для определения качества и количества продукции, безошибочной ее идентификации.
5. Аудиторы или независимые ревизоры, которые выполняют функцию контроля за соблюдением технологии проведения ревизии и выборочный контроль качества пересчета.

Материально-ответственные лица не допускаются к пересчету с целью исключения возможности скрытия и фальсификации результатов.

Все члены комиссии должны быть ознакомлены под роспись с приказом о проведении инвентаризации. Инвентаризация не признается действительной в случае отсутствия на момент ее проведения даже одного члена комиссии.

Подготовка

На этапе подготовки необходимо собрать все документы и отчеты, которые дают представление об имуществе, подлежащем инвентаризации. Эти документы передают членам комиссии, которые письменно должны подтвердить факт их получения своевременно и в полном объеме.

Необходимо обеспечить свободный доступ к товарно-материальным ценностям сотрудников, задействованных в их пересчете: освободить проходы между стеллажами на складе, обеспечить наличие необходимой специальной техники, стремянок, пустых коробок и другого вспомогательного инвентаря, который будет использоваться при подсчете количества. При необходимости, к проведению работ привлекаются сотрудники для помощи в физическом перемещении имущества. На данном этапе составляется план работ и распределяются обязанности персонала.

Проведение фактического пересчета

Инвентаризационная комиссия в полном составе проводит пересчет, измерение, взвешивание имущества. Результаты пересчета вносятся в инвентаризационные ведомости, которые составляются минимум в двух экземплярах и подписываются членами комиссии. Отдельные описи составляются по имуществу, находящемуся в собственности компании, арендованному и хранимому имуществу.

Материально-ответственные сотрудники обязаны присутствовать на данном этапе, но участвовать непосредственно в пересчете они не имеют права. В том случае, если за один день инвентаризация не закончена, то члены комиссии, покидая объект, опечатывают его.

Ведомости пересчета могут составляться как вручную, так и в электронном виде с помощью специальных программ и терминалов сбора данных, использование которых значительно сокращает время на идентификацию ТМЦ, позволяет группировать и систематизировать результаты в автоматическом режиме, сводя к минимуму вероятность ошибок.

Сверка, анализ результатов, оформление итоговых документов

Сопоставление полученных в ходе пересчета данных о количестве с имеющимися у бухгалтерии, выявление отклонений, повторная проверка, внесение корректировок либо подтверждение факта расхождений.

При выявлении несоответствия составляется инвентаризационная сличительная ведомость, проводится анализ и указываются причины излишков или недостачи. В случае, если расхождения не обнаружены, составляется простая инвентаризационная опись, которая в дальнейшем может быть использована при составлении отчетности.

На основании составленных в ходе проведения инвентаризации имущества унифицированных ведомостей бухгалтерские данные приводятся в соответствие с реальными с помощью процедур, таких как: оприходование излишков, списание недостачи, взаимозачет, отнесение на виновных лиц.